Vertragsmanagement in kleinen Unternehmen: Übersicht ohne Enterprise-Software

Das Problem heißt Verstreuen

Verträge liegen in Postfächern, Ordnern und Köpfen. Kündigungsfristen werden verpasst, Auto-Verlängerungen laufen unbemerkt – besonders bei SaaS-Tools und Leasing.

Ein einzelner verpasster Kündigungstermin bei einem Jahresvertrag kann schnell vierstellig werden. Backoffice ist die natürliche Stelle für das Register – nicht die GF im Ad-hoc-Modus.

Das Ein-Register-Prinzip

Ein zentrales Register mit: Vertragspartner, Gegenstand, Start, Laufzeit, Kündigungsfrist, Owner, Ablageort. Monatlich 15 Minuten Review reichen für die meisten KMU.

Pflichtfelder

• Vertragspartner und Vertragsart
• Monatliche/jährliche Kosten
• Kündigungsfrist und nächster Termin
• Verantwortliche Person

SaaS und Abo-Fallen

Software-Abos verlängern sich automatisch, wenn niemand den Termin kennt. Sammeln Sie alle SaaS-Verträge in einer Zeile im Register – inklusive Anzahl Lizenzen und Owner im Team.

Review-Routine

Monatlich: anstehende Kündigungen in den nächsten 60 Tagen. Quartalsweise: Kostenentwicklung und Doppelungen (zwei Tools für dasselbe Problem?). Jährlich: Verhandlung mit Top-5-Lieferanten nach Volumen.

Fazit

Vertragsmanagement braucht keine Enterprise-Software – ein Register, Pflichtfelder und ein fester Review reichen. So behalten KMU Kosten und Fristen im Griff.

Ein Register reicht

Tabelle: Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, jährliche Kosten, Verantwortlicher. Erinnerung 8 Wochen vor Kündigungsende.